Krav til utlegg: Dette må du som arbeidstaker og arbeidsgiver vite
Mange virksomheter opplever utfordringer knyttet til dokumentasjon av utlegg. For å sikre korrekt bokføring, riktig refusjon og etterlevelse av gjeldende lover og regler, er det viktig at både arbeidstakere og arbeidsgivere kjenner kravene som gjelder. Her får du en oversikt over hva som må være dokumentert for at et utlegg skal kunne godkjennes.
Dokumentasjon av utlegg
Når en arbeidstaker pådrar seg utlegg i forbindelse med jobben, er det avgjørende at kostnadene dokumenteres på en korrekt og etterprøvbar måte. Mange virksomheter opplever at ansatte glemmer å ta vare på kvitteringer, bruker kontoutskrifter som bilag eller kaster dokumentasjonen før refusjonen er gjennomført. Dette skyldes ofte manglende kjennskap til hva som faktisk kreves.
En kvittering eller faktura må være leselig, fullstendig og inneholde spesifikasjon av både kostnad og merverdiavgift. Dersom det kjøpes varer eller tjenester for over 1 000 kroner inklusive merverdiavgift som er beregnet for videresalg, skal virksomhetens navn fremgå av kvitteringen. Dette er nødvendig for at bilaget skal være gyldig i regnskapet.
For virksomheter som har rett til fradrag for inngående merverdiavgift, er korrekt dokumentasjon særlig viktig. Manglende kvittering eller mangelfull spesifikasjon av merverdiavgift kan gjøre at fradragsretten faller bort. Det innebærer en direkte merkostnad for virksomheten, og understreker behovet for gode rutiner for innsamling og oppbevaring av bilag.
Hva om kvitteringen mangler?
Hovedregelen er at ansatte må levere gyldig dokumentasjon, som kvittering eller faktura, for å få refundert utlegg skattefritt. I praksis oppstår det likevel situasjoner hvor ansatte ikke klarer å fremlegge et bilag, enten fordi det har blitt borte eller fordi de glemte å be om kvittering.
Skattereglene sier at utgifter uten tilfredsstillende dokumentasjon som utgangspunkt skal behandles som skattepliktig inntekt for den ansatte. Enkelte småutgifter trenger man imidlertid ikke levere bilag for; dette gjelder refusjon av utgifter til for eksempel kollektivtransport, bompenger, parkeringsavgifter og liknende. I enkelte andre tilfeller kan arbeidsgiver likevel akseptere alternativ dokumentasjon dersom utgiften kan anses tilstrekkelig sannsynliggjort – for eksempel en kontoutskrift som viser kjøp av taxi eller flytog.
For andre typer utlegg, som for eksempel måltider eller kontantkjøp uten kvittering, er det ofte vanskelig å dokumentere formålet på en tilfredsstillende måte. Slike utgifter vil derfor normalt bli behandlet som skattepliktig inntekt dersom dokumentasjon mangler. Den ansatte bør likevel levere en kort skriftlig forklaring som beskriver hva utgiften gjaldt og hvorfor kvitteringen mangler, slik at arbeidsgiver har et best mulig grunnlag for vurderingen. Dette er likevel unntakssituasjoner, og det er ingen garanti for at slik dokumentasjon vil bli godkjent av Skatteetaten ved et eventuelt bokettersyn.
Manglende dokumentasjon innebærer også at virksomheten ikke har rett til fradrag for inngående merverdiavgift, selv om utlegget likevel refunderes. Dermed må bedriften dekke hele kostnaden.
Hva må du som arbeidsgiver gjøre?
For å sikre korrekt og effektiv håndtering av utlegg bør arbeidsgiver:
- Etablere tydelige rutiner for behandling av utlegg
- Gi ansatte jevnlig informasjon om krav til bilag
- Spesifisere hvilken dokumentasjon som må foreligge
- Informere om konsekvensene ved manglende bilag, inkludert skatteplikt og tapt momsfradrag
- Kreve en kort forklaring når bilag mangler
- Sørge for at frister for innlevering av utlegg overholdes
- Sikre at formål og deltakere dokumenteres ved refusjon av bevertningsutgifter, inkludert navnet på de som er bevertet og hvilken virksomhet de representerer
God internkontroll sparer både tid og penger, og reduserer risikoen ved et eventuelt bokettersyn.
Få bedre kontroll på regnskap og rutiner
Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe din virksomhet.